Khi hộp thư đến phình to hàng nghìn email, cách nhanh nhất để bắt đầu lại là lưu trữ toàn bộ. Khác với xoá, lưu trữ chỉ đưa email ra khỏi hộp thư đến — chúng vẫn nằm an toàn trong "Tất cả thư" và tìm lại được bất cứ lúc nào.

Lưu trữ khác xoá như thế nào?

Lưu trữ (Archive): email rời hộp thư đến nhưng vẫn được giữ. Tìm lại bằng tìm kiếm hoặc trong mục "Tất cả thư".
Xoá (Delete): email vào Thùng rác và bị xoá vĩnh viễn sau 30 ngày.

Nếu bạn muốn "dọn sạch hộp thư" mà không sợ mất dữ liệu, hãy lưu trữ, đừng xoá.

Cách lưu trữ toàn bộ email trên máy tính

Bước 1: Chọn tất cả

Ở đầu danh sách email, tick vào ô chọn tất cả. Gmail sẽ chọn toàn bộ email trên trang hiện tại (thường 50).

Bước 2: Chọn mọi cuộc trò chuyện

Sau khi tick, Gmail hiện dòng: "Đã chọn tất cả 50 cuộc trò chuyện trên trang này" kèm liên kết "Chọn tất cả X cuộc trò chuyện trong Hộp thư đến". Nhấn liên kết đó để chọn toàn bộ, không chỉ trang đầu.

Bước 3: Nhấn nút Lưu trữ

Nhấn biểu tượng Lưu trữ (hộp mũi tên xuống) trên thanh công cụ. Xác nhận khi Gmail hỏi. Toàn bộ email rời hộp thư đến — hộp thư của bạn về 0.

Mẹo: lưu trữ có chọn lọc bằng tìm kiếm

Thay vì lưu trữ mù tất cả, hãy lọc trước rồi lưu trữ nhóm:

Email cũ hơn 1 năm: gõ older_than:1y rồi chọn tất cả → lưu trữ.
Email đã đọc: gõ is:read → chọn tất cả → lưu trữ.
Bản tin: gõ category:promotions → lưu trữ cả cụm.

Cách này giữ lại email gần đây/chưa đọc trong tầm mắt, chỉ dọn phần an toàn.

Phím tắt nhanh

Bật phím tắt (Cài đặt → Chung → Phím tắt bàn phím → Bật). Sau đó chỉ cần nhấn e để lưu trữ email đang mở — nhanh hơn nhiều so với dùng chuột.

Giữ hộp thư sạch sau khi dọn

Lưu trữ toàn bộ giúp bạn về điểm xuất phát, nhưng nếu không thay đổi cách xử lý, hộp thư sẽ lại đầy sau vài tuần. Bí quyết là tự động lưu trữ những loại email không cần ở hộp thư đến ngay khi chúng đến.

Zero Mail tự động làm việc này theo quy tắc bạn viết bằng tiếng Việt — ví dụ "lưu trữ mọi thông báo và bản tin, chỉ giữ ở hộp thư những email cần tôi trả lời" — để hộp thư đến luôn chỉ còn thứ thật sự quan trọng.

Tổng kết

Lưu trữ là cách an toàn để đạt inbox zero mà không mất dữ liệu. Hãy thử lọc older_than:1y và lưu trữ cả nhóm — bạn sẽ ngạc nhiên vì hộp thư nhẹ đi bao nhiêu chỉ trong một phút.